9 SAI LẦM CÓ THỂ MẮC PHẢI CỦA NHÂN VIÊN VĂN PHÒNG LIÊN QUAN ĐẾN BẢO MẬT THÔNG TIN


1.Viết mật khẩu trên tờ ghi chú

Một số nhân viên văn phòng đã quen với việc dùng ghi chú để ghi lại những thông tin quan trọng hoặc cần phải ghi chú bằng tờ giấy ghi chú. Nhưng chính thói quen này có thể khiến cho dân văn phòng vội vàng ghi lại mật khẩu trên tờ ghi chú trên bàn làm việc. Thậm chí có người còn ghi lại mật khẩu và thông tin tài khoản truy cập trên cuốn lịch bàn.

Đây tưởng chừng như một lỗi cơ bản mà ít người mắc phải. Tuy nhiên, trên thực tế có nhiều công ty đã kiểm tra việc tuân thủ các chính sách an ninh, an toàn và bảo mật thông tin định kỳ của công ty thì vẫn phát hiện ra điều này.

 

2.Để tài liệu mật trên bàn làm việc

Bàn làm việc là nơi rất dễ để quên tài liệu mật trước khi ra về hoặc rời khỏi không gian làm việc mà không có khóa. Những thông tin mật trên tài liệu có thể bị rò rỉ hoặc các đồng nghiệp có thể vô tình đọc được khi bước qua bàn làm việc. Nguy hiểm hơn nữa là nếu những tài liệu này bị mất thì rất nhiều rủi ro đi kèm có thể xảy ra. Ví dụ như bồi thường do tiết lộ thông tin mật của khách hàng hoặc đối tác đã được đề cập tại điều khoản mô tả trách nhiệm bồi thường của hợp đồng đã ký kết giữa các bên.

 

3.Lưu tài liệu mật trong thẻ nhớ USB hoặc thiết bị di động không mã hóa

Sự tiện dụng của thiết bị có khả năng lưu trữ (ví dụ như USB) đã giúp cho việc sao lưu dữ liệu một cách nhanh chóng và thuận tiện giữa các máy tính cũng như cho mục đích mang dữ liệu hoặc sao lưu dự phòng. Thiết bị USB  thuận tiện do kích cỡ nhỏ bé khi mang theo người và được sử dụng một cách rộng rãi và đây cũng là một trong những điểm yếu về bảo mật nếu công ty hay tổ chức không có những quy định và những kiểm soát để đảm bảo rằng việc sử dụng thiết bị lưu trữ một cách đúng đắn và được bảo mật đúng đắn.

Do đó, nhiều công ty tổ chức đã xây dựng những chính sách, quy định rõ ràng về việc sử dụng thiết bị lưu trữ USB cũng như các thiết bị lưu trữ dữ liệu nói chung, kể cả điện thoại di động (điện thoại có thể sử dụng lưu trữ dữ liệu như một thiết bị USB khi căm vào máy tính để copy dữ liệu). Có những công ty, tổ chức còn thực hiện cấu hình chính sách tự động trên máy tính để vô hiệu hóa cổng giao tiếp USB. Một số công ty thì cho phép sử dụng USB để lưu trữ dữ liệu nhưng bắt buộc phải mã hóa thiết bị này thì máy tính mới cho phép copy dữ liệu.

 

4.Nói chuyện điện thoại trong thang máy

Những cuộc điện thoại bất ngờ từ khách hàng hoặc đồng nghiệp gọi đến cho bạn có thể vào bất cứ thời điểm nào. Đôi khi có thể là lúc bạn đang đứng ở trong thang máy và đó là cuộc gọi từ đồng nghiệp hoặc đối tác quan trọng mà bạn không thể không trả lời. Nhưng việc trao đổi thông tin quan trọng có tính bảo mật thì bạn nên cân nhắc để trao đổi sau vì đây là một trong những lỗi phổ biến của dân văn phòng khi đứng chờ trong thang máy hay mắc phải. Thông tin nhạy cảm, bảo mật có thể bị tiết lộ vào những thời điểm như vậy.

 

5.Quên tài liệu in ra ở máy in

In tài liệu là một việc bình thường diễn ra hàng ngày ở nơi làm việc và dân văn phòng cũng thường xuyên quên tài liệu ở đó sau khi bấm lệnh in do có công việc khác phải ưu tiên thực hiện trước hoặc do một cú điện thoại cắt ngang. Bạn cần lưu ý việc này để tránh không bao giờ tiết lộ những thông tin quan trọng và để quên tài liệu mật ở máy in.

 

6.Để quên sổ ghi chú hoặc giấy tờ sau khi rời khỏi phòng họp

Một cuốn sổ nhỏ vô cùng quan trọng với bạn nếu như việc họp hành thường xuyên diễn ra trong giờ làm việc với khách hàng hoặc với đối tác quan trọng. Đôi khi bạn cũng không mang sổ và có thể dùng một bài tờ giấy hoặc tài liệu họp để ghi chú thông tin quan trọng được trao đổi trong cuộc họp. Khi cuộc họp kết thúc, bạn cũng miên man theo dòng suy nghĩ và rời khỏi phòng họp mà để quên cuốn sổ ghi chú hoặc những tài liệu mà bạn đã ghi chú thông tin trên đó. Tốt hơn hết là những thông tin mật bạn không nên ghi lại trong sổ ghi chú hoặc ghi lên tài liệu vì nếu bạn không để quên sau buổi họp ngày hôm đó thì rất có thể bạn để quên chúng ở đâu đó vào những ngày khác.

 

7.Nhầm lẫn khi đính kèm tài liệu mật gửi đi trong email

Email là một trong những phương tiện giao tiếp phổ biến và hiệu quả của dân văn phòng nhưng đôi khi bạn có thể nhầm lẫn vô tình đính kèm tài liệu mật gửi đi cho người nhận. Tốt hơn hết là bạn nên kiểm tra một lần cuối tất cả các file được đính kèm email trước khi bấm nút “send”.

 

8.Trao đổi công việc ở nơi công cộng

Bữa trưa là khoảng thời gian ngắn ngủi để bạn đi ăn trưa với đồng nghiệp nhưng cũng rất vô tình có thể câu chuyện hoặc thông tin trao đổi của bạn với đồng nghiệp có đề cập tới nội dung của dự án đang triển khai ở ngay tại nhà hàng. Nơi công cộng là nơi nên tránh trao đổi tất cả những thông tin nào được xem như là cần giữ kín dù khi đó có ít người ở xung quanh. Bạn nên tạo cho mình ý thức không trao đổi thông tin công việc quan trọng tại những nơi công cộng.

 

9.Để quên máy tính xách tay ngoài văn phòng

Máy tính xách tay là một trong những thiết bị chứa toàn bộ thông tin và dữ liệu bạn đang có để phục vụ công việc hàng ngày.  Nếu trong trường hợp máy tính của bạn chưa được mã hóa toàn bộ dữ liệu ổ cứng thì bạn hãy liên hệ ngay với bộ phận quản trị và hỗ trợ CNTT để được tư vấn vì rất có thể bạn vô tình để quên máy tính ở đâu đó khi ở ngoài văn phòng làm việc của mình. Việc mã hóa dữ liệu trên ổ cứng máy tính xách tay còn giúp bạn tránh được những rủi ro tiết lộ thông tin mật nếu không may chiếc máy tính đó bị mất trộm hoặc bị cướp trên đường bạn đang di chuyển.

 

TechBridge Vietnam
Bộ phận Tư vấn & Đào tạo